在工作中创造更多余闲

在工作中创造更多余闲

我经常会阶段性的陷入忙碌。每当此时,我都会反思:这样忙碌的工作节奏是否能持续?

一两天这样忙,一两周这样忙没问题。但长期陷于忙碌会带来大问题,比如会陷入低效工作的恶性循环中—— 因为工作效率降低,会让我在同样一件事情上花更多的时间,也会增加做出错误判断的概率,而所有的错误后面都需要加倍偿还。这样的恶性循环会让我在今后付出更多的时间,也会影响到团队,让团队陷入到瞎忙的状态。

下面是我的思考,方案和后续的结果,供同样忙碌的你参考。

第一、压缩自己能掌控的会议时间

什么是自己能掌控的会议?其实就是自己发起或者自己团队的会议。我计划把这些会议的时间长度减少25%以上。

比如,原来一小时的会议接下来控制在45分钟以内。最典型的其实是面试,我想把面试时间从1小时压缩到45分钟,已经尝试几次,效果特别好。希望后续可以将面试时间(单人面试)压缩到30分钟 —— 事实上,这正是《重新定义公司》一书中Google推荐的面试时间。

行动项:多人面试时间压缩到45分钟,单人面试时间压缩到30分钟。

后续的结果:我们把面试时间都统一为30分钟。我发现,只要是把面试的问题框架设计好,30分钟足以判断一个人是否匹配当前的岗位,以及他突出的优缺点是什么。

第二、在日程中留出休息时间

我计划每天中午12点到13:30之间,还有晚上18:00之后尽量不安排会议。中午不安排会议的原因很简单,让自己和同事能按时午餐,这样对胃比较好,同时可以在午间稍作调整,下午的状态就会比较好。

如果中午连轴转,下午的状态会非常差。我没有喝咖啡的习惯,在我看来,靠浓咖啡「续命」其实是透支身体,是对身体欠债。而自然规律是:有债必偿。

晚上留出时间,是希望自己可以在下班之后闭关一小时,独自思考。如果缺少这样的时间,工作就会缺少深度。忙碌一天而没有认知的提升,这是最令人遗憾的事情。每天为思考工作保留一小时时间,是自己和团队成长的必要条件,希望自己在下一个100天能做到这件事。

行动项:

1、日程中设立重复事项,预先占用每天中午和晚上18点之后的时间,减少这两个时段的会议安排。

2、每天在下班后有一小时的深思时间。

后续的结果:

在午饭和晚饭时安排的会议减少了很多 —— 这说明一个问题,如果你不提前安排自己的时间,自然会有其他人帮你安排时间。所以,获得主动的方法是主动安排自己的时间。

第三、对一些会议邀请说NO

过去大家邀请我参会,我一般都会说YES。但后面我会选择性地说NO,或者让团队的同学去参加。对会议邀请进行选择,会让自己更加明确自己的核心职责,同时也给团队提供锻炼的机会。

行动项:

1、每天有意识地拒绝一些会议邀请,并记录自己的拒绝的理由和相关安排。逐渐积累「说Yes」和「说No」的模式,从而为优化参加会议积累数据。

后续的结果:

我已经习惯于在每周、每天开始的时候集中处理会邀,对每个会邀都选择明确的回复,是参加、拒绝还是待定。而且,我发现一旦习惯这样明确的回复,也会有更多掌控自己时间的自信。因为无论是Yes还是No都有非常明确的理由。

此外,我正在考虑如何通过其他方式来有效地减少团队会议,比如通过结构化的文档,通过一些更先进的协作工具。这些进展都会随时和大家分享。

第四、影响周边同事的开会习惯

经常借助各种机会、场合,影响身边同事改变开会习惯,包含但不限于:只开必要的会议,只邀请必要的参会人,会前准备议题,设定会议目标,让参会者会前完成必要的「作业」,会上严控流程等等。从而逐渐减少会议的频次和时长。

我们处在一个办公室的生态中,光你自己改变没有用,必须与大家一起来改变才可以。当然,如果需要产生长期有效的影响,我们需要建立一套会议系统,能准确地统计大家参会的时长是第一步,后续能有会议类型,系统能支持标准类型的会议流程,开会时依赖系统组会、开会,完成会议纪要和会后跟进,获得会议的闭环数据,才能有机会从根本上优化会议。

行动项:

思考「会议系统」—— 一套可以用户会议全生命周期管理的线上系统。

后续的结果:

有越来越多的例会有了明确的流程和标准,包含会前材料的准备,会中的主持,会后的跟进。当然,如何成为「专业」的会议主持人,如何训练大家成为专业的会议主持人,如何把这些专业沉淀在系统中,目前还在探索中。

第五、将个人的时间颗粒度变小

将我自己可以安排的最小时长从30分钟缩短到15分钟,甚至10分钟。这样的话,过去30分钟能做完的事情,现在15分钟甚至10分钟就能做完了。尤其是一些1对1沟通,有些只是简单事项的确认,当面聊5-10分钟就能完成,无需专门的会议,因为一安排会议就至少是30分钟。这样可以让开会的双方都能有意识地提升效率。

行动项:

按照15-10分钟做自己时间的切片,安排事项。

后续的结果:

我现在越来越习惯于用看似碎片化的时间来完成一些关键要事,比如通过10-15分钟的写作记录内心声音,通过5-10分钟的运动来坚持锻炼。但同时我意识到一件事,我们必须承认自己的注意力和精力是有限资源。在精力不足的时候,可能10-15分钟的碎片时间更适合用来主动休息,比如冥想或者打盹儿,而非处理工作或者刷手机。

以上是抵御忙碌的若干思考,如果自己每天能在日程中找到20%的余闲时间,用于调节节奏和深思熟虑,从长期看,这样的余闲时间安排会被加倍回报,尤其在决策质量和团队成长两方面。这种优化不仅对自己有价值,对团队、对公司也很有价值。如果可以推而广之,将让整个组织受益。

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